În Cluj, oamenii par să aibă două răbdări, ca două buzunare diferite. Una pentru trafic, când stai la un semafor și te uiți în depărtare, spre Feleac, cu o resemnare calmă, aproape filosofică. Alta pentru hârtii, când intri într-un birou, iei un bon de ordine și, în timp ce aștepți, începi să te întrebi dacă nu cumva ai încurcat tu procedura, nu funcționarul. Întrebarea cu traducerile se așază fix în buzunarul al doilea.
„Am tradus eu documentul, îl pot legaliza?” sună simplu, aproape ca o întrebare de familie, la o masă de duminică. Și totuși, de cele mai multe ori, răspunsul vine cu acel „depinde” care îți scade brusc entuziasmul. Nu pentru că ar fi cineva rău intenționat, ci pentru că limbajul actelor are o logică proprie, un fel de gramatică administrativă în care talentul la limbi străine nu ține loc de drept și procedură.
Să spun lucrurile fără fard. În România, ceea ce numim „legalizare” la traduceri nu înseamnă că notarul îți citește traducerea rând cu rând, îți prinde erorile și îți dă notă. Notarul nu e profesor de engleză sau de germană și nici nu e corector. În mod obișnuit, notarul confirmă semnătura celui care își asumă traducerea, adică a unui traducător autorizat, și confirmă că traducerea se raportează la un înscris prezentat într-o formă acceptată.
Dacă ai tradus singur un document și vrei să-l „legalizezi” în Cluj, întrebarea se rupe, practic, în două. Dacă tu ești traducător autorizat, cu drept de practică, cu ștampilă și cu toate formalitățile care vin la pachet, atunci da, îți poți legaliza semnătura pe traducere la notar. Dacă nu ești traducător autorizat, atunci, în sensul în care îl cer instituțiile, nu vei obține o traducere legalizată. Poți încerca soluții ocolite, de tip declarație notarială, dar în multe situații te întorci de unde ai plecat, cu dosarul în brațe și cu o poveste în plus.
De la „am tradus eu” la „document acceptat”
În vorbirea de zi cu zi, „traducere autorizată” și „traducere legalizată” sunt amestecate fără milă. E și normal, pentru că omul vine cu o problemă concretă, nu cu dicționarul juridic sub braț. Totuși, diferența asta, oricât de seacă pare, e foarte practică.
O traducere autorizată este o traducere făcută de un traducător autorizat de Ministerul Justiției. Traducătorul își trece datele, numărul autorizației, semnează, ștampilează și adaugă formula prin care certifică faptul că traducerea este fidelă în raport cu înscrisul prezentat. În momentul acela, răspunderea este a lui, nu a ta. El spune, cu nume și prenume, „asta este traducerea corectă”, și își asumă consecințele.
O traducere legalizată este, de regulă, o traducere autorizată care trece și prin notar. Notarul întocmește o încheiere prin care legalizează semnătura traducătorului, confirmând că acesta este autorizat și că semnătura îi aparține. Nu e un strat care face traducerea mai „adevărată”, ci un strat care îi dă o formă formală, acceptată de multe instituții care, prin natura lor, nu se pot baza doar pe încredere.
Și aici apare miezul întrebării tale. Notarul legalizează semnătura traducătorului autorizat, nu traducerea ta, oricât de bună ar fi. Poți traduce impecabil, cu o atenție de ceasornicar, și totuși să nu ai drumul deschis spre „legalizare”, pentru că sistemul nu e construit pe aprecierea de moment a competenței, ci pe statut și răspundere profesională.
Ce face notarul, de fapt, când legalizează
În imaginarul nostru, notarul e un fel de garant al adevărului. În practică, notarul e garantul procedurii. Când legalizează o traducere, el nu certifică exactitatea traducerii în sine, ci legalizează semnătura traducătorului autorizat și verifică, în limitele procedurii, că traducerea este întocmită în condițiile cerute.
Mai simplu spus, notarul nu îți compară fiecare cuvânt din „birth certificate” cu fiecare cuvânt din „certificat de naștere”. Poate observa o eroare grosolană, dar nu asta e meseria lui. Meseria lui, aici, e să se asigure că există un traducător autorizat care își asumă traducerea și că actul de bază a fost prezentat într-o formă acceptabilă.
De aceea, la legalizare, actul de bază contează mult. Dacă ai doar o fotografie pe telefon, oricât de clară ar fi, multe birouri notariale nu vor merge mai departe. E o diferență între „am un fișier” și „am originalul” care, în viața reală, poate însemna un drum în plus, o zi pierdută sau o programare ratată.
Pot legaliza la notar o traducere făcută de mine, dacă nu sunt autorizat?
În sensul clasic, cel pe care îl cer aproape toate instituțiile publice și multe instituții private, răspunsul este nu. Dacă traducerea e făcută de tine și tu nu ești traducător autorizat, notarul nu are ce semnătură de traducător să legalizeze. Discuția se închide, de obicei, repede și politicos.
Apare însă o idee care circulă mult, mai ales prin recomandări de la un prieten la altul, gen „lasă, că se poate, am făcut și eu”. Ideea este să mergi la notar și să dai o declarație pe proprie răspundere că traducerea îți aparține și că este conformă cu originalul, apoi notarul să îți legalizeze semnătura pe acea declarație.
Da, o astfel de declarație poate exista, iar semnătura ta poate fi legalizată ca semnătură a ta, ca persoană. Problema este că nu devine, prin asta, „traducere legalizată”. Devine o declarație legalizată despre o traducere. Uneori, în contexte private, s-ar putea să fie acceptată, de exemplu la un angajator care vrea doar să înțeleagă ce scrie acolo. În multe proceduri oficiale, însă, nu trece. Și nu e ceva personal, e pur și simplu felul în care funcționează răspunderea în acte.
Când cineva se supără și spune „dar contează să fie corectă, nu cine a tradus”, e o reacție omenească. Numai că instituțiile nu au un instrument rapid să-ți măsoare competența, iar notarul nu poate transforma orice persoană care știe limba într-un traducător autorizat. Autorizația e, în fond, ușa prin care intri în acest circuit.
Atunci ce pot face, dacă am tradus deja?
Aici vine partea bună. Traducerea făcută de tine nu e musai timp pierdut. Poate fi o traducere de lucru, un fel de schiță care te ajută să înțelegi actul, să pregătești termenii, să nu intri complet pe întuneric când vorbești cu un traducător autorizat.
Mulți oameni fac asta, mai ales la documente lungi, tehnice sau cu termeni specializați. Vin cu traducerea lor și spun, cu o sinceritate simpatică: „Uite, am încercat, poate te ajută, dar eu am nevoie de varianta care trece la dosar.” Un traducător autorizat poate să folosească sau nu schița ta, după cum lucrează, dar traducerea finală, cea care se semnează și se ștampilează, trebuie să fie asumată de el. Altfel spus, nu poți „împrumuta” doar ștampila pentru un text care nu îi aparține, fiindcă în joc intră răspunderea lui.
Cum arată drumul, concret, în Cluj
Într-o zi perfectă, traseul e simplu. Ai actul în forma cerută, îl duci la un traducător autorizat, primești traducerea autorizată, apoi mergi la notar pentru legalizarea semnăturii traducătorului, dacă ți se cere.
Într-o zi reală, lucrurile au mici variații. Uneori traducătorul colaborează cu un birou notarial și se ocupă el de legalizare, ceea ce pentru tine e comod, fiindcă nu mai alergi cu hârtii. Alteori mergi tu la notar cu actele, iar traducătorul vine să semneze în fața notarului sau are deja specimenul de semnătură depus, în condițiile acceptate de birou. Sunt detalii mici, dar îți pot schimba ziua.
Și da, există și aici o mică realitate locală. Două birouri notariale din același oraș pot avea practici diferite. Nu e neapărat o contradicție, e mai mult o diferență de prudență. Un birou poate accepta anumite forme de copii, altul poate cere originalul fără discuție. De aceea, dacă ai un caz atipic, un act greu de încadrat, merită să verifici din timp, ca să nu te trezești cu un „nu se poate” fix când credeai că ai rezolvat.
Original, copie legalizată, scanare: de unde apar blocajele
La traduceri, actul de bază e ca temelia la o casă. Dacă temelia e șubredă, nu te ajută că ai pereții frumos vopsiți.
Multe birouri notariale nu legalizează traduceri făcute după copii simple sau după fotografii, mai ales când documentul e important și va fi folosit într-un dosar oficial. De multe ori, se cere originalul sau o copie legalizată. Uneori se cere o copie cu dată certă sau o formă care să dea încredere că înscrisul nu a fost modificat. Pare rigid, dar rigiditatea asta vine, în fond, din frica de fals și din responsabilitatea pe care și-o asumă notarul.
E și o ironie aici, dacă stai să te gândești. Uneori un act vechi, puțin șifonat, cu colțuri moi și cu cerneală ușor obosită, trece mai ușor decât o scanare impecabilă pe hârtie lucioasă. Birocrația, când se întâlnește cu realitatea, preferă urmele de viață în locul perfecțiunii digitale.
Documentele sub semnătură privată, cum sunt unele contracte sau declarații între persoane, pot ridica alte întrebări. Dacă textul original e neclar, dacă lipsește semnătura sau dacă documentul arată mai degrabă ca o înțelegere scrisă în grabă, atunci traducerea poate fi discutată. Uneori se cere ca înscrisul de bază să aibă o formă mai solidă înainte să fie tradus și legalizat.
Când ai nevoie de traducere legalizată și când nu
Aici se pierd multe ore, fiindcă pornești cu presupunerea că „trebuie legalizat orice”. Nu e așa. Uneori e suficientă o traducere simplă, mai ales dacă o folosești doar ca să înțelegi conținutul sau dacă o instituție privată ți-a cerut-o orientativ.
Dar când intră în scenă instituții care lucrează cu dosare și registre, cerințele cresc. În mod frecvent, la universități, la instanțe, în proceduri de stare civilă, la imigrare, la dosare de angajare în străinătate, se cer traduceri autorizate și, în anumite cazuri, și legalizate notarial.
În România, unele instituții acceptă traduceri autorizate fără legalizare. Altele cer neapărat încheierea notarială. Diferența asta, care pare minoră pe hârtie, te poate trimite înapoi pe drum dacă o afli târziu. De aceea, e util să verifici înainte ce ți se cere exact, chiar dacă e plictisitor. Un telefon scurt sau un e-mail te poate scuti de o zi întreagă cu alergătură.
O scenă pe care am văzut-o de multe ori
Oameni buni, e o scenă repetitivă, aproape clasică, și o spun fără să judec pe nimeni. Cineva are un dosar pentru o bursă, pentru un job în afară sau pentru o înscriere. A tradus singur actele, uneori chiar foarte bine, și vine la notar cu speranța că se rezolvă în zece minute. Spune: „Aș vrea să legalizez traducerea.” Notarul cere autorizația traducătorului. Omul spune: „Eu am tradus.” Se lasă o pauză, din aceea scurtă, incomodă, și apoi primește explicația: legalizarea este pentru semnătura traducătorului autorizat.
Omul pleacă supărat, uneori cu sentimentul că i s-a făcut o nedreptate. Apoi începe partea cu programări, cu căutări, cu „mai avem loc mâine?” și cu un mic regret că n-a întrebat de la început.
Nu e un capăt de lume. Dar e o lecție de care e bine să ții minte, ca să nu o repeți pe pielea ta.
Dacă documentul pleacă în străinătate: apostilă și supralegalizare
Când actele urmează să fie folosite în altă țară, apare, de multe ori, cuvântul „apostilă”. Sună sever, dar ideea din spate e relativ simplă: apostila confirmă originea unui act oficial, adică faptul că semnătura și calitatea celui care a emis actul sunt reale. Apostila nu confirmă conținutul actului, ci autenticitatea lui formală.
În județul Cluj, apostilarea anumitor acte administrative se face, de regulă, prin Instituția Prefectului. Pentru alte categorii de acte, mai ales cele care țin de instanțe sau de acte notariale, competența poate fi în altă parte, în funcție de categoria documentului. Da, e genul de detaliu care îți cere să întrebi exact pentru cazul tău, pentru că nu toate actele merg pe aceeași ușă.
Mai există și supralegalizarea, folosită în special când țara de destinație nu este parte din Convenția de la Haga sau când cere un lanț suplimentar de confirmări. Aici pot intra Ministerul Afacerilor Externe și uneori consulatul țării respective. Traseul devine mai lung, nu pentru că cineva vrea să te plimbe, ci pentru că fiecare verigă din lanț confirmă pe cea dinainte.
Ordinea pașilor e un alt loc unde oamenii se încurcă. Uneori se apostilează actul original, apoi se face traducerea. Alteori se cere traducerea autorizată și legalizată, iar apoi se apostilează legalizarea notarială, pentru că aceea e piesa care „circulă” în străinătate. Nu există o regulă universală care să funcționeze în toate țările. E mai sănătos să verifici cerințele instituției sau ale autorității din țara unde vei folosi actul.
Despre alegerea traducătorului, fără povești frumoase
Alegerea traducătorului e, de multe ori, partea în care oamenii se grăbesc. E de înțeles, că ai termen, ai stres, ai o listă întreagă de lucruri pe cap. Doar că, la acte, viteza nu e singurul criteriu.
O traducere bună nu înseamnă doar că ai găsit cuvintele în română. Înseamnă și că ai păstrat forma, denumirile oficiale, numele instituțiilor, ordinea informațiilor, lucruri care, pentru un ochi neantrenat, par mofturi, dar pentru un funcționar sunt diferența dintre „acceptat” și „respins”. E și motivul pentru care un traducător care lucrează des cu acte știe din reflex cum să trateze un antet, o ștampilă, o rubrică, o notă de subsol.
Dacă vrei să scurtezi căutarea și să nu te învârți prea mult prin recomandări contradictorii, mulți oameni caută translatori in Cluj tocmai fiindcă au nevoie de cineva care înțelege și limba străină, și limba actelor, cu acea sobrietate care nu iartă improvizațiile.
Cât durează și cât costă, în linii omenești
E tentant să vrei un răspuns matematic, dar realitatea nu e chiar așa. Durata depinde de limbă, de numărul de pagini, de cât de tehnic e documentul și de cât de aglomerat e traducătorul. Uneori o traducere scurtă se rezolvă repede. Alteori, dacă documentul e lung sau are termeni specializați, e nevoie de timp, fiindcă nimeni nu vrea să își asume un text făcut pe genunchi.
Costurile variază și ele. Plătești traducerea, apoi plătești, separat, legalizarea notarială, dacă ți se cere. Uneori se adaugă și costuri pentru copii legalizate sau pentru alte formalități. Ce e util de reținut, fără să arunc cifre care se schimbă, e că legalizarea nu e „un timbru mic”, ci un serviciu tarifat separat.
Dacă ai urgență, urgența se plătește, aproape mereu. Nu ca o pedeapsă, ci pentru că împinge pe cineva să-și reorganizeze programul. În Cluj, unde lumea are multe pe cap, urgențele se ciocnesc între ele. Când te bazezi pe „lasă că rezolv azi”, de multe ori pierzi.
Dacă vrei să devii tu traducător autorizat
Apare și ideea asta, mai ales la oameni care lucrează mult cu străinătatea. Dacă tot ai tradus de nenumărate ori, te gândești: „De ce să nu fiu eu autorizat?” În principiu, autorizarea ține de Ministerul Justiției și presupune îndeplinirea unor condiții, inclusiv acte care dovedesc competența și specializarea, în funcție de limbă și de domeniu.
Nu e un drum imposibil, dar nici un drum scurt. E un drum cu pași administrativi și cu verificări. Iar după ce ești autorizat, mai apare partea practică, aceea de a-ți organiza activitatea, de a lucra cu birouri notariale, de a avea proceduri clare. Dacă ai nevoie de o singură traducere legalizată, colaborarea cu un traducător autorizat e, de obicei, cea mai simplă variantă. Dacă ai nevoie de zeci și știi că asta va fi viața ta pe termen lung, atunci ideea poate merita analizată.
O clarificare care salvează multi nervi
Legalizarea nu repară o traducere slabă. Dacă traducerea are greșeli, le va purta mai departe, cu ștampilă și cu încheiere, iar greșeala poate deveni oficială, ceea ce e exact ce nu vrei.
Când alegi un traducător, nu te uita doar la cât de repede răspunde sau la cât de ieftin e. Uită-te la grijă, la felul în care pune întrebări, la faptul că îți cere actul în forma potrivită. Un profesionist care îți spune „am nevoie să văd originalul” nu te încurcă, te protejează.
Da, poți legaliza un document tradus de tine în Cluj doar dacă tu ești traducător autorizat și poți parcurge formalitățile de legalizare a semnăturii tale la notar. Dacă nu ești autorizat, nu poți obține o traducere legalizată în sensul cerut de cele mai multe instituții.
Dacă ai tradus deja și ai nevoie de un act care să treacă la dosar, cea mai sănătoasă cale este să pornești de la actul în forma cerută, să colaborezi cu un traducător autorizat, iar apoi să mergi la notar pentru legalizare, dacă ți se cere. Dacă documentul merge în străinătate, verifică din timp dacă ai nevoie de apostilă sau de supralegalizare și care e ordinea corectă pentru cazul tău.
Birocrația nu e elegantă și nu e prietenoasă, dar are un lucru bun: odată ce îi înțelegi regulile, nu te mai ia prin surprindere. Și, într-un oraș ca Clujul, unde toată lumea pare să fie pe fugă, surprizele sunt exact lucrul de care ai cel mai puțin nevoie.
